1. Kto jest administratorem danych i jak się z nim skontaktować
Administratorem danych osobowych w zakresie operacji przetwarzania, których cele i sposoby samodzielnie ustala, jest NORINOHI Sp. z o.o., prowadząca działalność pod marką CharterNavi. CharterNavi działa jako agent-pośrednik w rezerwacji jachtów, katamaranów i innych jednostek niezależnych operatorów czarterowych.
| Podmiot | NORINOHI Sp. z o.o. |
| Adres | pl. Wolności 2/215, 35-073 Rzeszów, Polska |
| Dane rejestrowe | KRS: 0000986517 • NIP: 8133882807 • REGON: 522791109 |
| Strona internetowa | https://www.charternavi.com |
| W sprawach ochrony prywatności | office@norinohi.com |
2. Czyje dane przetwarzamy i skąd je pozyskujemy
Możemy przetwarzać dane osób odwiedzających serwis, osób składających zapytania, klientów, płatników, skipperów, członków załogi i pasażerów (w tym małoletnich) oraz przedstawicieli partnerów. Źródła danych: bezpośrednio osoby, których dane dotyczą, organizator rezerwacji, operator czarteru, dostawcy systemów rezerwacyjnych i płatniczych.
W zależności od rezerwacji: imię i nazwisko, dane kontaktowe i adres, data urodzenia, obywatelstwo, dane paszportowe i kopie dokumentów (wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione i niezbędne), skład załogi, patenty skipperskie i świadectwa VHF, informacje o rezerwacji i płatnościach, korespondencja oraz identyfikatory techniczne.
3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Obsługa zapytań i ofert, pośrednictwo w rezerwacji oraz umowa z zamawiającym | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób niebędących stroną umowy, w zależności od przypadku, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Dane pozostałych członków załogi, lista załogi (crew list), weryfikacja dokumentów i przekazanie ich operatorowi | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO po przeprowadzeniu oceny prawnie uzasadnionego interesu; art. 6 ust. 1 lit. c RODO wyłącznie wtedy, gdy obowiązek ciąży bezpośrednio na NORINOHI; w razie potrzeby inna podstawa. |
| Przyjmowanie płatności agencyjnych, księgowość i podatki | Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, w zależności od faktycznego stosunku; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków prawnych NORINOHI. |
| Komunikacja, bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, ochrona praw | Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, w zależności od konkretnej operacji. |
| Marketing, piksele reklamowe, pliki cookies i analityka | Zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy jest wymagana; w niektórych dopuszczalnych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z zachowaniem szczególnych polskich przepisów dotyczących komunikacji. |
4. Komu przekazujemy informacje
Odpowiednim niezależnym operatorom czarterowym, właścicielom i zarządcom flot, partnerom w portach, właściwym organom, bankom i dostawcom usług płatniczych, ubezpieczycielom (w razie potrzeby), dostawcom usług IT, hostingu, CRM, platform rezerwacyjnych i systemów marketingowych, biurom rachunkowym oraz doradcom prawnym, w zakresie wynikającym z uzasadnionej i zgodnej z prawem potrzeby. Operator czarteru jest często odrębnym administratorem, a nie podmiotem przetwarzającym działającym w imieniu NORINOHI; z faktycznymi podmiotami przetwarzającymi zawierane są umowy, o których mowa w art. 28 RODO.
5. Przekazywanie danych poza EOG
W przypadku czarterów międzynarodowych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli zastosowanie ma rozdział V RODO, korzystamy z odpowiednich mechanizmów: decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych wraz ze środkami dodatkowymi (jeżeli są wymagane) lub, w indywidualnych przypadkach, ściśle określonych wyjątków przewidzianych prawem. Informacje o zabezpieczeniach udostępniamy na żądanie w granicach określonych przepisami prawa.
6. Jak długo przechowujemy dane
Zapytania: do czasu zakończenia ich obsługi oraz przez uzasadniony okres ochrony przed roszczeniami. Rezerwacje i dokumentacja księgowa: przez konkretne okresy określone w przepisach prawa oraz okresy niezbędne do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi. Kopie paszportów członków załogi: wyłącznie do czasu zakończenia niezbędnej procedury przekazania/weryfikacji, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa lub w związku z konkretnym sporem. Dane marketingowe: do czasu wycofania zgody lub wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, z możliwością zachowania dowodów udzielenia zgody. Konkretne okresy wymagają ostatecznego zatwierdzenia w wewnętrznej polityce retencji danych.
7. Prawa osób, których dane dotyczą, i skargi
Można żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w każdym czasie zaś wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Obowiązują również gwarancje dotyczące decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, o których mowa w art. 22 RODO.
Żądanie można skierować na adres pocztowy NORINOHI lub na potwierdzony kontaktowy adres e-mail. Odpowiedzi udzielamy co do zasady w terminie miesiąca, z możliwością jego przedłużenia zgodnie z przepisami. Skargę można wnieść do polskiego organu nadzorczego, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).
8. Dane członków załogi otrzymane od organizatora rezerwacji
Jeżeli informacje o członku załogi przekazuje organizator, niniejszy dokument stanowi również informację, o której mowa w art. 14 RODO: źródłem danych jest organizator, a kategorie danych wskazano w punkcie 2. Jeżeli nie zachodzi ustawowy wyjątek, informujemy osobę w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a w przypadku wcześniejszego kontaktu z tą osobą lub ujawnienia danych innemu odbiorcy najpóźniej przy tej czynności, zgodnie z przepisami.
Prosimy organizatora o poinformowanie pasażerów, jednak nie zwalnia to automatycznie NORINOHI z własnego obowiązku informacyjnego. Dane paszportowe nie są wykorzystywane do profilowania w celach reklamowych.
9. Obowiązek podania danych
Podanie danych niezbędnych do obsługi zapytania, zawarcia umowy, sporządzenia listy załogi (crew list) oraz przeprowadzenia procedur wymaganych przez operatora lub przepisy prawa może być obowiązkowe w przypadku danej rezerwacji. Bez nich rezerwacja lub udział w czarterze mogą okazać się niemożliwe. Zgoda na marketing lub nieobowiązkową analitykę nie jest natomiast wymagana do korzystania z usługi podstawowej.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, pliki cookies i szczegółowa polityka
Jeżeli istnieje ku temu podstawa prawna, platformy analityczne i reklamowe mogą dokonywać segmentacji użytkowników. Nie zawsze stanowi to decyzję w rozumieniu art. 22 RODO. Jeżeli wprowadzimy decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujące istotne skutki, przekażemy przewidziane prawem dodatkowe informacje i zapewnimy odpowiednie gwarancje.
Szczegółowe postanowienia dotyczące plików cookies, międzynarodowego przekazywania danych oraz dostawców znajdują się w Polityce prywatności. Niniejsza skrócona klauzula nie zastępuje pełnej polityki ani faktycznych mechanizmów wyrażania zgody.